Informace o zpracovávání osobních údajů
1. Obecné informace
- Úvod
Tento dokument je určen k tomu, abychom Vás v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů („Nařízení GDPR“) a dalšími právními předpisy na ochranu osobních údajů informovali o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje, a dále o Vašich právech týkajících se tohoto zpracování.
Děkujeme vám za váš zájem o naše webové stránky a naše online služby. Údaje jsou základem toho, abychom poskytovali vynikající službu. Naší nejdůležitější hodnotou je však důvěra našich zákazníků. Ochrana zákaznických údajů a jejich užívání pouze způsobem, který od nás naši zákazníci očekávají, je naší nejvyšší prioritou. Následující prohlášení o ochraně údajů jsou tudíž určena k tomu, aby vás informovala o zpracování vašich osobních údajů a o vašich právech týkajících se tohoto zpracování podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) a dalších právních předpisů o ochraně údajů.
- Správce osobních údajů
My, společnost Julia Alex asianfood s.r.o., se sídlem Jalodvorská 845/8, IČO: 24190900, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 187154, jsme správcem osobních údajů podle Nařízení GDPR, a tudíž neseme primární odpovědnost za zpracování osobních údajů, vysvětlené níže. V případě dotazů nebo žádostí týkajících se zpracování údajů se prosím obraťte na našeho pověřence pro ochranu údajů, jehož kontaktní údaje jsou uvedeny níže.
- Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů se můžete kdykoli obrátit s použitím následujících kontaktních údajů: Julia Alex asianfood s.r.o., Pověřenec GDPR, Jalodvorská 845/8, 142 00 Praha 4,
E-mail: info@jaseafood.eu
2. Informace týkající se zpracování osobních údajů
Poskytnutí Vašich osobních údajů je vždy dobrovolné, avšak v některých případech bez jejich poskytnutí nemáme možnost zprostředkovat nebo poskytnout Vám příslušnou službu, výhodu, plnění apod., nebo vyhovět Vaší žádosti, stížnosti nebo jinému požadavku.
Vaše návštěva našich webových stránek a užívání našich online služeb bude zaprotokolováno. Zaznamenávají se údaje jako anonymizovaná IP adresa aktuálně užívaná vaším koncovým zařízením (například vaším počítačem nebo vaším mobilním telefonem), datum a čas, typ prohlížeče a operační systém vašeho koncového zařízení a prohlédnuté stránky. Tyto údaje se shromažďují pro účely bezpečnosti údajů a k optimalizaci a zlepšování našich online služeb. Toto zpracování právně vychází z čl. 6 odst. 1 věty 1 písm. f) GDPR. Je v našem oprávněném zájmu, abychom naše webové stránky chránili a naše služby zlepšovali. Jakékoli jiné zpracování údajů, s výjimkou případů, kdy je to pro statistické účely v anonymní podobě, je prováděno pouze v rámci této Informace o zpracovávání osobních údajů. Mimo to jsou osobní údaje uchovávány pouze tehdy, pokud nám je poskytnete z vlastní vůle, např. v rámci registrace, průzkumu, online žádosti nebo k plnění smlouvy. Učinili jsme příslušná technická opatření k zajištění toho, že údaje jsou během procesu přihlašování pro účely registrace nebo jiných služeb šifrované, tj. chráněny před neoprávněným přístupem.
a) Zákaznická registrace
Poskytnutí následujících údajů se vyžaduje k tomu, abychom byli schopni uzavřít s Vámi (registrovaným zákazníkem) smlouvu/zákaznický vztah a aby bylo možné zpracovat vaši zákaznickou registraci: jméno či název zákazníka (= název vašeho podniku), odvětví, právní forma, adresa sídla či místa podnikání, obchodní telefonní číslo, identifikační číslo, daňové identifikační číslo (u zákazníků v rámci EU: registrační číslo pro účely DPH.
b) Žádost o povolení platby na fakturu
V případě, že požádáte o platbu na fakturu u společnosti Julia Alex asianfood, předáme Vaše osobní údaje, které nám poskytnete v příslušném formuláři/žádosti. V těchto databázích mohou být uchovávány zejména informace o jménu, adrese, datu narození, platebním chování i další informace týkající se majitele podniku nebo spotřebitele. Toto zpracování údajů právně vychází z čl. 6 odst. 1, věty 1, písm. f) GDPR (oprávněný zájem) a slouží především pro účely předpovídání Vaší platební schopnosti. Vaše osobní údaje budou uchovávány pouze do té doby, než zákaznická smlouva s Vámi skončí a Vy vrátíte svoji zákaznickou kartu, s výjimkou případů, kdy máme podle právních předpisů právní povinnost Vaše údaje dále uchovávat a předložit je v případě požádání veřejným orgánům, například daňovým orgánům. Toto uchovávání a přenos Vašich osobních údajů veřejným orgánům pro účely splnění právní povinnosti právně vychází z čl. 6 odst. 1 věty 1 písm. c) GDPR.
c) Zákaznická analýza a přímý marketing
S Vaším souhlasem budeme Vaše osobní údaje shromážděné prostřednictvím dokumentace v průběhu všech nadcházejících obchodních transakcí zpracovávat také pro marketingové účely. Marketingové účely konkrétně zahrnují:
- budování zákaznických vztahů a zákaznické analýzy;
To zahrnuje průzkum trhu, průzkumy zpětné vazby zákazníků, zákaznickou analýzu, segmentaci zákazníků a profilování k předpovídání chování a činnosti zákazníků, tj. fluktuace zákazníků, opakovaných nákupů určitého zboží a data nákupu. Toto zpracování činíme za účelem zlepšování našich služeb a zákaznického vztahu s Vámi, což je klíčovým faktorem pro náš obchodní úspěch. Tyto údaje a jejich vyhodnocování, nám pomáhají zjistit více o Vašich zájmech a potřebách a umožňují nám neustále zlepšovat naše služby a lépe je přizpůsobovat Vašim potřebám.
- kontaktování za účelem nabídek zboží a služeb a dalších obchodních sdělení (přímý marketing);
Tyto účely zejména zahrnují poskytování informací o našich reklamních a marketingových kampaních. Pokud jste nám udělili svůj předchozí souhlas, Vaše osobní údaje použijeme tedy rovněž k tomu, abychom Vás za účelem přímého marketingu kontaktovali prostřednictvím pošty, e-mailu, SMS nebo telefonu.
Výše uvedená zpracování osobních údajů ((i) – (ii)) právně vychází z čl. 6 odst. 1 věty 1 písm. a) GDPR, tedy bude prováděno na základě Vašeho výslovného souhlasu, o jehož udělení Vás požádáme v samostatném dokumentu.
e) Kontakt se zákazníky; call centrum
V případě, že je naše společnost kontaktována ze strany registrovaného zákazníka, dodavatele/smluvního partnera či třetí osoby (volajícího bez zákaznického vztahu s naší společností) na některém z kontaktních telefonních čísel uvedených na našich webových stránkách www.jaseafood.eu
Současně v případě, že je naše společnost kontaktována ze strany registrovaného zákazníka, dodavatele/smluvního partnera či třetí osoby (pisatele) na kontaktní firemní e-mail info@jaseafood.eu, dochází také ke zpracování veškerých údajů, které pisatel ve svém e-mailu uvedl či přiložil do jeho přílohy.
Dochází tedy ke zpracování veškerých údajů, které nám v rámci hovoru, resp. emailové komunikace, sdělíte, kdy součástí záznamu mohou být mj. následující údaje:
- název/jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, IČO, DIČ, sídlo/místo podnikání, korespondenční adresa, a případně provozovna, popř. identifikace volajícího jednajícího za svého zaměstnavatele;
- transakční údaje například o objednaném, rezervovaném či reklamovaném zboží, provedených objednávkách, apod. – další informace, které jste uvedl/a
Účelem zpracování osobních údajů je:
- vyřízení příslušné žádosti, dotazu, stížnosti nebo jiného požadavku, včetně kontroly a aktualizace zákaznických údajů;
- uzavření a zpracování objednávky (tedy uzavření kupní smlouvy), rezervace či reklamace zboží;
- následné uchování nahrávky nebo komunikace jakožto důkazu, že došlo k obdržení/vyřízení žádosti, dotazu, atp., nebo k uzavření smlouvy, k rezervaci či reklamování zboží apod.
Osobní údaje poskytnuté kterýmkoli z výše uvedených způsobů komunikace a s tím související obsah této komunikace uchováváme pouze po dobu nutnou ke zpracování příslušného požadavku. V případě, že z povahy věci nutné zpracovávat osobní údaje pod delší dobu, uplatní se podmínky a lhůty uvedené bod bodem i) níže.
Právním základem tohoto zpracování osobních údajů je náš oprávněný zájem ve smyslu čl. 6 odst. 1, písm. f) GDPR, související s vyřízením Vašeho požadavku, popř. plnění smlouvy, jde-li o vyřízení objednávky zboží nebo služeb.
V případě, že obdržíme na výše uvedený kontaktní firemní e-mail životopis uchazeče o zaměstnání, bude uchazeč vyzván k tomu, aby pro svou přihlášku využil standardní, k tomu určenou platformu společnosti MAKRO, případně bude uchazeč informován o tom, že jeho přihláška/životopis byly umístěny na tuto platformu; na této platformě uchazeč poté vyplní příslušné osobní údaje, včetně možnosti nahrát životopis a jinou osobní dokumentaci, resp. potvrdit již nahranou dokumentaci. Zároveň bude uchazeč seznámen s podmínkami zpracovávání žádostí o zaměstnání a s tím souvisejících osobních údajů. Společnost Julia Alex asianfood s.r.o., nebude uchovávat ani jinak zpracovávat žádosti o zaměstnání, resp. životopisy a jinou dokumentaci, které obdrží jinak, než přes k tomu určenou platformu.
f) Zpracovatelé a příjemci osobních údajů
K dosahování účelů uvedených v bodech 2. a) až g) výše využíváme smluvní poskytovatele služeb v roli zpracovatelů osobních údajů, ve smyslu čl. 28 GDPR; jde například o poskytovatele služeb pro cloud hosting, platformové služby a údržbu, či poskytovatele služeb pro zasílání e-mailů a SMS, kontakt prostřednictvím telefonu (call centrum) nebo tisk individualizované reklamy. Zajišťujeme prostřednictvím příslušných
smluvních ustanovení a záruk, že tito poskytovatelé služeb zpracovávají osobní údaje v souladu s evropskými právními předpisy o ochraně údajů, abychom zaručili vysokou úroveň ochrany údajů, a to i tehdy, jsou-li osobní údaje předávány do země mimo prostor EU. Jiný přenos osobních údajů jiným příjemcům se neprovádí, s výjimkou případů, kdy jsme povinni tak činit ze
zákona. Pro více informací, včetně informací a dokumentace týkající se záruk nebo závazných pravidel pro předání údajů mimo EU, se prosím obraťte na naši společnost prostřednictvím e-mailu na: info@jadfood.cz.
i) Doba uchovávání/zpracovávání osobních údajů
Vaše osobní údaje, které jste nám poskytl/a pro účely zákaznické registrace, a v průběhu všech nadcházejících obchodních transakcí, nebo na základě Vašich následných žádostí, stížností, reklamací nebo jiných požadavků, budou zpracovávány po dobu trvání Vaší zákaznické registrace, resp. po dobu trvání zákaznického vztahu v rámci registrace závozové služby, resp. po dobu trvání Vašeho členství není-li v předchozích bodech výslovně
uvedeno jinak, pouze po nezbytnou dobu, standardně po dobu až 3 let, resp. v nezbytných případech až 10 let (maximální délka vyžadovaná právními předpisy, např. pro daňové a účetní účely, byly-li údaje poskytnuty v souvislosti s nákupem zboží nebo služeb) od okamžiku rozhodného pro běh dané lhůty pro uchování; za rozhodný okamžik se považuje např. uplatnění reklamace nebo jiného právního nároku, objednávka zboží, ukončení zákaznické registrace nebo jiný úkon spojený s nutností zpracovávat osobní údaje. Uchovávání osobních údajů pro účely zákonných povinností vychází z čl. 6 odst. 1 věty 1 písm. c) GDPR.
V případě, že zpracovávání osobních údajů je podmíněno Vaším souhlasem, budeme zpracování provádět po dobu, na kterou byl souhlas udělen, resp. do doby, než bude takový souhlas odvolán.
3. Vaše práva
Jako subjekt údajů se můžete kdykoli obrátit na naši společnost s oznámením v jakékoli podobě, a v případě emailové komunikace na adresu: info@jadfood.cz k výkonu Vašich práv podle GDPR. Tato práva jsou následující:
· Právo dostat informace o zpracování údajů a kopii zpracovávaných údajů (právo na přístup, čl. 15 GDPR),
· Právo požadovat opravu nepřesných údajů nebo doplnění údajů neúplných (právo na opravu, čl. 16 GDPR),
· Právo požadovat výmaz osobních údajů a v případě, že osobní údaje byly zveřejněny, informování ostatních správců o
žádosti o výmaz (právo na výmaz, čl. 17 GDPR),
· Právo požadovat omezení zpracování údajů (právo na omezení zpracování, čl. 18 GDPR),
· Právo získat osobní údaje týkající se subjektu údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném
formátu a požádat o předání těchto údajů jinému správci (právo na přenositelnost údajů, čl. 20 GDPR),
· Právo vznést námitku proti zpracování údajů za účelem jeho zastavení (právo vznést námitku, čl. 21 GDPR),
· Právo udělený souhlas kdykoli odvolat za účelem zastavení zpracování údajů, které vychází z vašeho souhlasu.
Odvolání souhlasu se nedotkne zákonnosti zpracování na základě souhlasu uděleného před takovým odvoláním (právo
odvolat souhlas, čl. 7 GDPR).
· Právo podat stížnost u dozorového úřadu v případě, že se domníváte, že Vaše práva na ochranu osobních údajů byla porušena (právo podat stížnost u dozorového úřadu, čl. 77 GDPR).
Vzhledem k možným změnám právních předpisů či podmínek zpracování naší společností se může stát, že bude zapotřebí
provést změnu těchto podmínek, resp. informací o zpracování osobních údajů. V takovém případě Vás budeme o takových změnách informovat, a to formou uveřejnění těchto změn na webových stránkách naší společnosti www.jadfood.cz v sekci Osobní
údaje, resp. oznámením zaslaným na Vámi uvedené kontaktní údaje. V takovém rozsahu, v jakém se změny dotknou zpracování,
které vychází z Vašeho souhlasu, Vás v případech, kdy to bude nutné, požádáme o nový souhlas.